Le regole per non sbagliare una mail professionale
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Le regole per non sbagliare una mail professionale

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Si pensa, erroneamente, che scrivere una mail sia una cosa semplicissima, eppure quando si inviano o ricevono messaggi di posta elettronica di lavoro, bisogna stare particolarmente attenti e rispettare delle regole ben precise per non incorrere in situazioni che potrebbero addirittura incrinare rapporti professionali.

La career coach Barbara Pachter ha affermato che molti professionisti non sanno ancora come utilizzare le email in modo appropriato e nel suo libro “The Essentials of Business Etiquette“ ha elencato quali sono le regole base per utilizzare la posta elettronica nel modo migliore. Partendo dal suo libro abbiamo stilato una nostra lista inserendo qualche nostro suggerimento.

  1. Usare un indirizzo professionale

Spesso per la nostra posta personale usiamo nomignoli, soprannomi o i nomi dei nostri animali domestici come indirizzo. È importante, dunque, nell’ambito lavorativo non confondere le due sfere, privata e professionale, ed utilizzare un indirizzo che specifichi nel modo più chiaro possibile chi siete cosicché l’interlocutore possa subito capire da chi arriva la mail. Quindi se lavorate per un’azienda dovreste utilizzare l’indirizzo email dell’azienda, ma se siete liberi professionisti sarà comunque opportuno utilizzare un indirizzo che contenga il vostro nome ed eventualmente il vostro titolo: avvocatomaurobianchi@…….

  1. Specificare bene l’oggetto della comunicazione

Molte persone decidono di rispondere ad una mail in base all’oggetto, quindi questo deve essere il più chiaro possibile ma non troppo lungo, tale da far capire all’interlocutore di cosa parlerà la mail, ad esempio: “modifica proposta contrattuale”, “spunti per la riunione”.

  1. Includere un blocco firma

È opportuno che includiate in calce alla mail un blocco firma predefinito che comprenda nome cognome, titolo, nome della società (se lo avete logo aziendale) e riferimenti di contatto quali numero di telefono, fax e sito internet.

 

  1. Usare formule di saluto formali

In una mail di lavoro non iniziate mai salutando in un modo troppo informale, abolite i “ciao caro”, “hey ragazzi!”, meglio mantenere un più convenzionale “Buongiorno Mario” se è una persona con cui avete scambi frequenti e se invece vi rivolgete ad un nuovo “contatto” è sempre opportuno iniziare con “Buongiorno sig./dott. Rossi”. Allo stesso modo è sempre meglio concludere la mail con un “saluti”, “cordiali saluti” o “buona giornata”.

  1. Usare l’umorismo e i punti esclamativi con parsimonia

Passando al testo della mail, ricordatevi di usare con moderazione l’umorismo, alcune frasi che dette a voce possono risultare simpatiche, quando sono scritte perdono di efficacia ed anzi possono sembrare inappropriate e addirittura scortesi.

Allo stesso modo limitate l’uso dei punti esclamativi o dei punti di sospensione, può risultare troppo emotivo o immaturo da parte vostra.

  1. Usare il font del carattere e il tono più consono

Cercate di essere il più neutri possibili nei toni della mail, troppa enfasi nell’esporre ad esempio un disappunto, può risultare all’interlocutore come un’aggressione. Vorreste essere diretti e trasparenti, potreste essere interpretati come arrabbiati e bruschi.

Così come se utilizzate lo stampatello maiuscolo, il testo non risulterà più leggibile, ma sembrerà poco rispettoso nei confronti di chi legge che lo potrebbe interpretare come un messaggio urlato o comunque poco curato.

Infine il font del corpo dovrebbe essere di una dimensione tra il 10 e il 12, preferibilmente di colore nero e di facile lettura come Arial, Calibrì o Time New Roman. I colori sgargianti o i font come Batang e Comic Sans MS meglio usarli per le mail personali.

  1. Cortesia

Le buone maniere sono sempre gradite in ogni occasione, quindi non dimenticate mai di ringraziare il vostro interlocutore per il tempo dedicato, un “grazie per l’attenzione” quando avete scritto un testo lungo è sempre ben visto, così come se chiedete qualcosa è gradito un “per favore” anche se vi state rivolgendo a qualche subalterno per una mansione da compiere.

8.Rispondere…sempre!

Se qualcuno vi ha inviato una mail per sbaglio o vi ha lasciato inserito erroneamente in un gruppo di lavoro che non vi riguarda è opportuno segnalare educatamente al mittente l’errore, sia perché potrebbe essere in attesa di una risposta importante dalla persona a cui intendeva realmente inviare la mail, oppure perché nel gruppo di lavoro in cui siete stati inseriti potrebbero esserci delle comunicazioni riservate, delle quali non dovreste essere messi a conoscenza.

Infine, ma non meno importante, se siete i veri destinatari della mail e vi viene chiesto un riscontro rispetto ad un documento inviatovi o una risposta rispetto ad un invito ad un incontro, una riunione, una convention è segno di professionalità, educazione e rispetto per l’interlocutore inviare una mail per comunicare l’avvenuta ricezione. Se non foste in grado di rispondere adeguatamente e prontamente alla richiesta perché troppo oberati di lavoro o perché non avete ancora ben chiaro quale sia il planning dei vostri impegni, basterà rispondere: “grazie per il documento inviatomi, sarà mia cura leggerlo non appena mi sarà possibile” oppure: “grazie per l’invito, al momento non mi sono ancora organizzato, ma cercherò di darti un riscontro quanto prima”.

La mail di lavoro è un documento ufficiale, è quindi importante rispondere in modo altrettanto ufficiale.

9.Rileggere prima di inviare

Prima di inviare una mail rileggete bene ciò che avete scritto. Il “sovraccarico lavorativo” non è una buona scusa, gli errori di battitura e non solo sono sempre dietro l’angolo, voi probabilmente non ve ne siete accorti, ma vi assicuro che chi leggerà se ne accorgerà immediatamente e voi non darete una buona impressione, risulterete frettolosi, sciatti e poco attenti verso il prossimo, in poche parole poco professionali.

10.Inserire il destinatario come ultima cosa

Per non incorrere nei problemi suddetti del destinatario sbagliato o della mail senza allegato, etc., dopo aver riletto la mail verificando che sia corretta, aver inserito (se necessario) l’allegato giusto, solo allora inserite il destinatario o i destinatari reali.

Il Forward o il Rispondi a tutti possono risultare molto insidiosi e diffondere informazioni riservate, quindi è sempre meglio scrivere una mail come fosse nuova.

  1. Mantenere il piano professionale distante da quello personale

Questa più che una regola è un suggerimento. Verba volant, scripta manent, per cui anche se con il destinatario della mail c’è un rapporto confidenziale è meglio non scriviate cose di carattere personale in una mail di lavoro, usate la mail personale o il telefono. Non sapete chi potrebbe leggere la mail, della quale comunque rimane traccia, quindi non scrivete nulla che non vorreste fosse visto da tutti.

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